A propos de l'auteur

Suzanne Scacca est une ancienne implémentatrice, formatrice et responsable d'agence WordPress qui travaille maintenant comme rédactrice indépendante. Elle est spécialisée dans l'artisanat marketing, web…
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La prise de rendez-vous et la réservation d'événement peuvent être une tâche longue et fastidieuse. Les propriétaires d'entreprise ne veulent pas y faire face et leurs assistants ne sont pas toujours le moyen le plus efficace de capturer ou de gérer ces informations. Les concepteurs de sites Web, en revanche, peuvent vous aider. En utilisant le plugin de réservation Amelia pour WordPress, vous pouvez créer des widgets de réservation qui collectent plus de rendez-vous (et de revenus) pour vos clients.

Lorsqu'il s'agit de gérer une entreprise de services en ligne, la planification de rendez-vous avec des prospects et des clients est essentielle. L'inconvénient de cela, bien sûr, c'est qu'il faut beaucoup de temps pour gérer les rendez-vous et les réservations d'événements si vous le faites vous-même.

Avec WordPress, cependant, il existe un tas de plugins de réservation qui feront le travail. Mettez l'un d'eux en place et vous pourrez embrasser bon nombre de ces tâches de gestion de rendez-vous fastidieuses.

Mais tout cela dépend de l'utilisation du bon plugin de réservation WordPress.

Aujourd'hui, je vais vous présenter le plugin de réservation Amelia rendez-vous et événements WordPress. Mais plutôt que de vous montrer comment installer et utiliser le plugin (ce qui est très facile), je veux passer ce temps à vous montrer comment concevoir un système de réservation efficace en l'utilisant.

Comment réserver plus de rendez-vous et d'événements avec Amelia

Il existe de nombreux types de clients qui bénéficieraient d'un système de réservation:

  • Salons, spas, centres de fitness avec services ou cours à des moments précis;
  • Les prestataires de services qui travaillent uniquement sur rendez-vous (par exemple mécaniciens, plombiers, etc.);
  • Agents immobiliers qui organisent des journées portes ouvertes ou planifient des visites de propriétés;
  • Les entreprises qui proposent des webinaires, des cours virtuels, etc.
  • Indépendants et petites entreprises (comme la vôtre) qui utilisent des appels de découverte pour examiner les perspectives.

Désormais, ils pourraient utiliser un système de réservation tiers, mais ils sont souvent coûteux et difficiles à gérer. Sans oublier le fait que certains de ces systèmes regroupent les listes de concurrents. Cela pourrait rendre plus pratique pour l'utilisateur de passer au crible un certain nombre d'options à la fois, mais ce type de système de réservation ne demande qu'à détourner l'attention des clients potentiels de vous.

En créant un système de réservation directement sur le site Web de votre client, vous pouvez éviter tous ces problèmes possibles. De plus, vous pouvez automatiser les tâches fastidieuses qu’ils auraient dû faire par eux-mêmes sans une option de système de réservation appropriée. Par exemple:

  • Capture des coordonnées correctes des prospects.
  • Déterminer un jour et une heure qui conviennent le mieux aux deux parties.
  • Gestion des reprogrammations et annulations.
  • Et plus.

Considérez à quel point vos clients seront reconnaissants si vous construisez un système de réservation qui les soulage de ce fardeau qui prend du temps.

Cela dit, la création d'un système de réservation WordPress ne se limite pas à l'activation d'un plugin et à l'intégration d'un shortcode. Pour aider vos clients à capturer sans effort plus de rendez-vous et d'événements avec le plug-in de réservation Amelia, vous devez effectuer les opérations suivantes:

1. Ajoutez des éléments de recherche et de filtrage pour réduire la fatigue liée aux décisions

Ce ne sera pas le cas pour tous les systèmes de réservation, mais pour les entreprises qui offrent une variété d'options, de rendez-vous, de fournisseurs de services, etc., la réduction de la fatigue de décision est très importante à ce stade.

Prenez, par exemple, un site Web de spa ou de salon:

Boutons de réservation de rendez-vous
Un exemple de la façon dont vous pouvez présenter des réservations de rendez-vous et d'événements aux clients sur un site Web WordPress. (Source: Amelia) (Grand aperçu)

Plusieurs fois, ces types d'entreprises ont une multitude de services (ou d'événements sur place) qu'ils offrent. Vous pouvez laisser vos visiteurs cliquer sur «Réserver un rendez-vous» ou «Réserver un événement» et trier chaque offre de service et chaque fournisseur par eux-mêmes. Ou vous pouvez améliorer le processus en ajoutant une barre de recherche à votre widget de réservation comme ceci:

Recherche rendez-vous Amelia
Les widgets de réservation d'Amelia permettent aux clients de rechercher rapidement un service ou un fournisseur. (Source: Amelia) (Grand aperçu)

Les filtres de la barre latérale aident également – en particulier si les clients ne sont pas nécessairement sûrs du service dont ils ont besoin ou de son nom. Les options pré-remplies facilitent la prise de décisions sur place.

Dans cet exemple, le spa permet aux clients de filtrer les services en:

  • Date de rendez-vous,
  • Intervalle de temps,
  • Services (qui sont tous visibles et plusieurs options peuvent être sélectionnées),
  • Des employés.
Filtres de réservation Amelia
Les widgets de réservation d'Amelia permettent aux clients d'utiliser des filtres pour rechercher des services et des fournisseurs. (Source: Amelia) (Grand aperçu)

Ceci est un excellent exemple de la façon dont vous pouvez réduire la fatigue des décisions avec seulement quelques ajustements de conception et aider les utilisateurs à prendre des rendez-vous en toute confiance et plus rapidement.

2. Raccourcissez le processus d'inscription et de vente

Pensez au cas d'utilisation de votre propre entreprise (ainsi qu'aux prestataires de services comme vous).

Supposons que vous souhaitiez configurer un planificateur de rendez-vous pour les appels de découverte de conception Web. Ne serait-il pas utile de permettre aux prospects de télécharger des fichiers lors de la réservation de leurs rendez-vous? Ils pourraient partager des documents importants comme leur guide de style, leur logo et même leur contenu avant le rendez-vous.

Quant à la façon dont vous intégrez cela dans le widget de réservation, c'est assez simple avec votre plugin de rendez-vous WordPress.

Par défaut, Amelia vous permet de contrôler les détails essentiels de vos «événements» et «services»:

  • Nom de l'événement,
  • Options de date et d'heure,
  • Calendrier récurrent,
  • Période de réservation,
  • Personnel disponible,
  • Etc.
Créer un nouvel événement ou service à Amelia
Créer un nouvel événement ou service avec le plugin Amelia est facile. (Source: Amelia) (Grand aperçu)

Pour permettre aux prospects de télécharger des fichiers, vous devez aller dans l'onglet "Personnaliser" et créer un champ personnalisé pour celui-ci:

Champs personnalisés Amelia
Pour permettre aux utilisateurs de télécharger des fichiers, utilisez les champs personnalisés d'Amelia. (Source: Amelia) (Grand aperçu)

Cliquez sur "Ajouter un champ personnalisé" et vous verrez une option pour "Pièce jointe":

Champ de pièce jointe Amelia
Ajoutez un champ de pièce jointe à votre formulaire de réservation avec Amelia. (Source: Amelia) (Grand aperçu)

Il vous suffit de donner une étiquette au nouveau champ Pièce jointe (afin que les gens sachent quoi télécharger), puis de l'ajouter à tout service ou événement pour lequel vous souhaitez qu'il apparaisse dans le widget de réservation:

Personnalisation des pièces jointes Amelia
Personnalisez le champ de pièce jointe afin que les utilisateurs le voient au bon moment et sachent exactement quoi télécharger. (Source: Amelia) (Grand aperçu)

À l'avant du site, le nouveau champ Pièce jointe ressemblera à ceci:

Téléchargement de fichiers de réservation Amelia
Les widgets de réservation d'Amelia permettent aux clients de télécharger des fichiers au moment de la réservation. (Source: Amelia) (Grand aperçu)

Il est intuitif dans la conception et, tant que vous le nommez bien, vos utilisateurs devraient trouver ce champ supplémentaire (obligatoire ou non) dont ils veulent tirer parti, surtout si cela signifie moins de travail plus tard.

À vos propres fins, pensez à quel point ce serait formidable d'avoir un formulaire comme celui-ci dans votre planificateur de rendez-vous.

Cela vous permettrait de vous préparer pleinement à la réunion plutôt que d'avoir à élaborer un plan approximatif sur place. Cela raccourcirait également le cycle de vie de vos projets, car vous n'auriez pas à attendre que les clients fournissent la documentation et le contenu essentiels. (Cela serait également utile pour des personnes comme les professionnels de la santé ou les avocats qui ont besoin de dérogations spéciales avant de pouvoir prendre de nouveaux patients ou clients.)

De plus, les prospects qui sont préparés lors de la phase de réservation initiale sont le type de clients avec lesquels vous souhaitez travailler, alors pensez à cette fonctionnalité comme un autre moyen de vérifier vos prospects (et d'aider vos clients à faire de même).

3. Rendre le widget de réservation aussi efficace qu'un assistant personnel

Même si vos clients ne sont pas ceux qui prennent et gèrent les rendez-vous pour leur entreprise, ils ont un assistant qui le fait. Bien qu'il s'agisse d'une ressource utile à avoir pour cette tâche, les humains sont sujets à des erreurs, en particulier lorsqu'ils tentent de capturer les coordonnées de quelqu'un par téléphone. (Je ne peux pas vous dire à quelle fréquence je me présente à des rendez-vous ou à des réservations avec mon nom mal orthographié ou un e-mail mal écrit).

Cependant, votre plugin de planification WordPress capture ces informations exactement comme vos utilisateurs les ont saisies. Tant qu'ils n'introduiront aucune erreur eux-mêmes, cela améliorera considérablement la précision de vos réservations.

Alors, que pouvez-vous faire pour transformer votre widget de réservation en assistant personnel numérique?

De toute évidence, l'inclusion d'un formulaire intuitif avec des champs bien étiquetés sera d'une grande aide. Mais vous devez penser au-delà de cela. Il y a des choses qu'un assistant humain ferait, comme renvoyer les heures de rendez-vous demandées à la disponibilité réelle et ajouter des temps tampon entre les rendez-vous, qui améliorent l'expérience pour tous.

Vous pouvez programmer le plugin de réservation Amelia pour faire de même.

Pour commencer, créez des horaires et des paramètres de réservation personnalisés pour chaque offre de service ou événement.

Amelia personnalise les heures de rendez-vous
Créez des options de date et d'heure de rendez-vous personnalisées pour chaque événement ou service. (Source: Amelia) (Grand aperçu)

Ceci est utile pour plusieurs raisons.

D'une part, il garantit que les clients ne réservent que les jours et les heures où un rendez-vous est disponible. De plus, il permet à votre client de contrôler le nombre de clients qui se présentent aux événements, classes, services, etc. De cette façon, même si le créneau 12: 1 est le moment le plus populaire (parce que c'est quand tout le monde déjeune), votre client ne sera pas submergé de rendez-vous et ne pourra pas servir tous ceux qui ont réservé à ce moment-là.

Si des rendez-vous sont réservés avec certains employés ou fournisseurs, c'est une autre couche de complexité qui devrait être prise en compte dans la conception de votre widget de réservation.

Lorsque vous configurez une nouvelle option Employé dans Amelia, ne vous concentrez pas uniquement sur les éléments superficiels tels que qui ils sont et quels services ils fournissent.

Horaires des prestataires de services d'Amelia
Définissez des horaires personnalisés pour les employés et les fournisseurs de services d'Amelia. (Source: Amelia) (Grand aperçu)

Définissez des heures de travail, des jours de congé et des jours fériés spécifiques lorsqu'ils sont disponibles. De cette façon, les utilisateurs ne seront pas tentés de réserver leur fournisseur préféré lorsqu'ils ne seront pas là. Ils ne verront que les options de date et d'heure ouvertes.

Une autre chose que vous pouvez faire pour améliorer la précision des réservations est de créer des temps tampons autour d'eux.

Les tampons donnent à vos clients et à leurs équipes le temps de:

  • Bien configuré pour les rendez-vous à venir (par exemple, se brosser les yeux sur un prospect ou mettre en place une salle de conférence virtuelle).
  • «Nettoyer» après un rendez-vous (par exemple, nettoyer physiquement l'espace environnant ou capturer des notes d'un appel).

C’est également une bonne idée d’avoir des délais d’attente au cas où des prospects ou des clients trop zélés voudraient simplement parler et parler et parler ou autrement pousser le rendez-vous dans le délai imparti. En ayant un tampon en place, il peut aider à empêcher les rendez-vous des autres clients de commencer tard et, ainsi, de commencer l'expérience du mauvais pied.

Sous chaque service que vous avez créé dans Amelia, vous avez la possibilité d'ajouter un temps tampon avant et après les plages horaires:

Amelia time buffer times
Ajoutez un tampon aux heures de rendez-vous dans Amelia. (Source: Amelia) (Grand aperçu)

Utilisez-le certainement pour ne pas finir par créer plus de travail ou de maux de tête pour votre client à la fin.

Oh, et si c'est juste un fournisseur solo pour lequel vous construisez ce système de rendez-vous, vous n'avez pas besoin de configurer tous ces horaires individuels ou ces temps tampon. Vous pouvez créer des règles de planification universelles à partir de l'onglet Paramètres.

4. Recueillir les paiements au moment de la réservation

Peu importe vos efforts pour vous assurer que les rendez-vous peuvent être facilement réservés par les clients et gérés par vos clients, cela n'empêche pas les clients de s'écarter des rendez-vous.

Vous savez probablement quel effet cela a sur votre entreprise. Lorsqu'une personne ne se présente pas, vous vous retrouvez à attendre qu'elle saute sur Zoom ou Skype. Vous lui donnez 10 ou 15 minutes avant de tirer un e-mail pour reprogrammer, puis vous vous remettez au travail. Une autre conséquence est que vous vous retrouvez avec une ouverture qui aurait pu être remplie par un autre prospect intéressé (et une nouvelle source de revenus).

Que vos clients réservent des événements en ligne ou des rendez-vous ou des cours en personne, ils subissent un type similaire de perte de temps et de perte de profit. Ainsi, pour encourager davantage de clients à assister réellement à leurs réservations, vous pouvez configurer le planificateur pour percevoir les paiements à l'avance.

La première chose à faire à Amelia est d'ajouter un prix à tous vos services et événements. Même si vous ne prévoyez pas de facturer à l'avance, c'est une bonne idée de toute façon, car elle rappelle aux clients ce qu'ils devront au final.

Prix ​​du service Amelia
Fixez des prix par service ou par événement à Amelia. (Source: Amelia) (Grand aperçu)

Pour passer à l'étape suivante, activez la collecte des paiements et configurez un processeur de paiement (Stripe ou PayPal). Vous le trouverez sous "Paramètres" et "Paiements" d'Amelia:

Configuration du processeur de paiement Amelia
Comment configurer votre plugin de réservation Amelia pour accepter les paiements pour les rendez-vous. (Source: Amelia) (Grand aperçu)

Lorsque ce paramètre est activé, les clients seront automatiquement dirigés vers votre processeur de paiement après avoir cliqué sur le bouton «Confirmer» de leur rendez-vous:

Confirmation de rendez-vous et paiement Amelia
Lorsque les clients «confirment» leur événement, un paiement leur sera demandé. (Source: Amelia) (Grand aperçu)

Donc, une chose que je conseillerais est d'inclure une note dans le formulaire – quelque part autour du prix – pour leur faire savoir que le paiement sera perçu maintenant plutôt que lorsque le service sera rendu.

Vous pouvez également l'utiliser pour une entreprise comme la vôtre en facturant une somme modique ou une provision pour l'appel de découverte initial.

Une autre chose que vous pouvez faire pour vous assurer que les clients ne perdent pas de revenus potentiels en raison de rendez-vous manqués est d'intégrer le système de réservation à un CRM externe ou à un logiciel de marketing par e-mail. De cette façon, vous capturez les informations de contact des utilisateurs en dehors de WordPress et pouvez configurer des messages de suivi automatisés si ou quand ils manquent un rendez-vous.

Cela n'aidera peut-être pas vos clients à reprendre toutes ces affaires manquées, mais cela aidera à en restaurer une partie.

Il existe deux façons de configurer cela. Le premier utilise le Paramètres des crochets Web à Amelia:

Amelia Web Hooks
Utilisez Web Hooks dans Amelia pour connecter le système de réservation à d'autres plateformes. (Source: Amelia) (Grand aperçu)

Si un client annule, replanifie ou modifie autrement son rendez-vous, vous pouvez déclencher le plugin pour envoyer ces informations à son logiciel tiers. Et avec d'autres événements automatisés configurés (comme inviter un client qui a annulé à reprogrammer quelques semaines plus tard), votre client n'aura pas à faire grand-chose pour essayer de se reconnecter avec le client. Considérez cela comme une fonction d'abandon de panier, uniquement pour les rendez-vous.

Vous pouvez également utiliser les intégrations Zapier et les webhooks pour faire la même chose.

5. Automatisez les e-mails et les SMS

Bien qu'il soit important d'essayer de récupérer les affaires potentiellement perdues avec les suivis, ils ne sont pas les seuls clients avec lesquels votre système de réservation devrait être en contact. Tous les clients comptent.

En tant que tel, vous devez utiliser des e-mails et SMS automatisés pour:

  • Envoyer un e-mail de confirmation avec tous les détails d'une réservation à un client (en plus d'un fichier .ics qui lui permet de l'ajouter rapidement à son agenda personnel).
  • Configurez le même message de confirmation pour que les employés les avertissent lorsqu'ils ont été planifiés.
  • Rappelez aux clients un rendez-vous à venir avec des options de replanification (ou d'annulation) s'ils ne peuvent pas le faire.
  • Envoyez un «merci» une fois le rendez-vous terminé. Dans certains cas, vous pouvez les inviter à revenir pour un autre. Dans d'autres cas (comme le vôtre), vous pouvez l'utiliser pour envoyer des informations sur les prochaines étapes.
  • Envoyez-leur un courriel pour leur souhaiter un joyeux anniversaire, félicitez-les pour un anniversaire ou célébrez un autre jour spécial (peut-être avec un cadeau à l'intérieur).

Conclusion: Bien que vous puissiez certainement épater les clients lors d'une réservation, vous pouvez maintenir ce wow beaucoup plus longtemps en montrant qu'il ne s'agit pas seulement d'un échange de temps et d'argent au moment du rendez-vous. Et que vous appréciez vraiment leur travail et leur fidélité.

Avec Amelia, une grande partie de ce travail est déjà fait pour vous:

Notifications de rendez-vous Amelia
Le plugin Amelia est livré avec des e-mails et SMS de rendez-vous client pré-écrits et écrits. (Source: Amelia) (Grand aperçu)

Des notifications par e-mail et SMS communes ont déjà été créées et écrites pour vous. Encore mieux, ils comprenaient des espaces réservés personnalisés afin que les messages n'aient pas à être envoyés aux clients d'un son froid et détaché.

S'il y a des messages non inclus que vous souhaitez automatiser, vous pouvez utiliser votre logiciel d'intégration Zapier et de marketing tiers pour gérer cette pièce. Cependant, ce qui est inclus ici est assez robuste et couvre toutes les bases en matière de gestion des rendez-vous.

Emballer

Vous savez à quel point il est fastidieux et long de gérer manuellement vos propres rendez-vous et événements. Pire, l'approche manuelle augmente le risque d'erreur, soit de perdre complètement la trace du rendez-vous, soit de ne pas saisir correctement les détails et de ne jamais pouvoir se connecter avec le prospect comme prévu.

Mais avec l'aide du plug-in de réservation Amelia rendez-vous et événements WordPress, vous pouvez automatiser une tonne de ce travail. Non seulement cela, vous pouvez élever votre système de réservation afin que plus de prospects soient encouragés à s'inscrire.

Smashing Editorial
(ms, ra, yk, il)